PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN SURAT

Menurut UU No 7 Tahun 1971 arsip diartikan sebagai naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan pemerintah dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal/ berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan juga diartikan sebagai naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga swasta/perorangan baik dalam keadaan tunggal/ berkelompok dalam rangka kehidupan kebangsaan.

Ada beberapa fungsi dari arsip yaitu :
1. Sebagai bahan informasi
2. Sebagai alat bukti
3. Sebagai alat kendali/ pengawasan
4. Sebagai bahan penelitian
5. Sebagai alat penelusuran sejarah
6. Sebagai bahan pertanggungjawaban
Surat merupakan naskah dinas yang digunakan sebagai alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tulis. Oleh karena itu sebagai salah satu arsip, maka diperlukan pengurusan yang bertujuan yaitu:
1. Agar surat/arsip terpelihara dengan baik
2. Agar mudah mendapatkan kembali
3. Menghemat tempat penyimpanan
4. Menjaga kerahasiaan dan kelestarian arsip
5. Menjaga pertanggungjawaban nasional
Ada beberapa tahap dalam pengurusan dan pengendalian surat yaitu :
a. Penciptaan Surat
b. Pengurusan surat masuk/keluar
c. Penyimpanan
d. Penemuan Kembali

Ada dua macam sistem yang digunakan dalam pengurusan surat yaitu sistem agenda dan sistem kartu kendali. Sistem agenda juga terdiri dari dua macam yaitu agenda tunggal dan agenda berpasangan. Sedangkan untuk sistem kartu kendali menggunakan ciri index dan klasifikasi.
Ada beberapa hal yang harus ada dalam buku agenda yang nantinya akan digunakan sebagaio petunjuk dalam penyimpanan dan penemuan kembali yaitu :
 Buku Agenda Masuk /Keluar
 Nomor urut
 Perihal
 Isi ringkas
 Tanggal surat
 Nomor Surat
 Asal surat/dari /Dikirim kepada
 Keterangan
Seperti halnya buku agenda, sistem kartu kendali (ciri index) juga harus mempunyai beberapa hal yang nantinya digunakan sebagai kata tangkap dalam penyimpanan dan penemuan kembali yaitu :
 Ciri khusus permasalahan
 Tanda pengenal suatu naskah dinas
 Kata tangkap
 Petunjuk penemuan kembali
Sedangkan syarat index yang baik harus memenuhi unsur-unsur berikut :
 Singkat, maximal 3 kata
 Kata benda/kebendaan
 Benar-benar berasal dari arsip ybs
 Kata pertama index harus mencerminkan pokok pengertian
 Harus dapat diklasifikasikan
Konsep arsip adalah terkait dengan penyimpanan yang nantinya ketika dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat. Oleh karena itu diperlukan proses penyimpanan yang bailk. Berikut prosedur penyimpanan surat :
• Cek tanda pelepas
• Buatkan kode
• Catata dalam daftar arsip simpan
• Masukkan dalam folder
• Masukkan dalam filing, box atau tempat penyimpan yang lain
Berikut proses temu balik dari surat:
• Ada perintah pencarian
• Bila diket masalahnya, kodenya, tanggal suratnya, asal suratnya, dengan sistem kendali = lewat KK
• Dengan sistem agenda lewat daftar arsipnya
Untuk temu balik menggunakan kartu kendali ada beberapa yang harus diperhatikan. Berikut beberapa petunjuk yang perlu diketahui :
 Bila diketahui masalahnya, dicari melalui kartu kendali warna putih
 Bila diketahui tanggal suratnya, dicari melalui kartu kendali biru
 Bila diketahui Unit Pengolahnya dicari melalui lembar disposisi dan kartu kendali warna merah
 Bila diketahui asal suratnya dicari melalui kartu kendali warna kuning
Itulah sekelumit tentang proses pengurusan dan pengendalian surat.

Sumber materi :
Ibu Dra. Puji Astuti (Dosen Mata Kuliah Pengurusan dan Pengendalian Surat D3 Kerasipan FIB, UGM)